Davide bRiOz
Getting Things Done è stato sviluppato da David Allen ed è una metodologia per gestire le attività che una persona deve svolgere, che ha l’obbiettivo di massimizzare la produttività e ridurre lo stress. Uno dei cardini del GTD è che per essere produttivi e creativi al massimo, bisogna avere la mente limpida e sgombra, perciò è necessario spostare tutte le cose di cui ci dobbiamo ricordare fuori dalla nostra mente, per inserirle in un sistema (cartaceo o software, a nostra scelta) per noi di rapida e facile consultazione.
Il metodo consiste nel raccogliere tutte le cose (email, telefonate, commissioni, letture, fax etc) in un “ingresso” (inbox), di prenderle in mano chiedendosi se e cosa dobbiamo farne:
1. se NON presuppone un’azione si prospettano subito 3 possibilità: a. si può cestinare b. lo archiviamo per futura consultazione c. un’azione è prematura, la lasciamo in incubazione all’interno di un’apposita lista (Sometimes/maybe)
2.se PRESUPPONE un’azione, bisogna distinguere se: a. è composta da più di una azione, allora viene creato un apposito progetto b. è composta da un’unica azione: b1. bastano MENO di 2 minuti per eseguirla: FALLA ! b2. servono PIU’ di 2 minuti: b21. delega a qualcun altro e inseriscila nella lista dei feedback (Waiting for) b22. “spostala” temporalmente inserendola nella lista delle prossime cose da fare (Next steps) oppure inseriscila in agenda se è assolutamente necessario che venga eseguita in un preciso momento
Nessuna azione deve ritornare nella cassettina dell’ingresso, soltanto in questo modo possiamo essere sicuri che tutto venga processato e che dobbiamo decidere un’unica volta cosa sia da fare con quella cosa. L’avere già deciso cosa sia da fare e quindi essere già pronti all’azione quando si prenderà in mano quella cosa, allevia di molto lo stress, perchè non è necessario prendere un’altra volta una decisione sul da farsi. In questo modo il tutto si riduce a gestire in modo sistematico una serie di liste (todo list) e un’agenda, che ci aiutano a ricordare, secondo il contesto e il momento, quale siano le azioni da intraprendere.
Un aspetto che David Allen sottolinea con enfasi è, che il GTD dà alcune regole di base, ma che il sistema uno lo debba creare da sè ed adattarlo alle proprie esigenze, poichè ognuno ha compiti unici da svolgere e ciò che può risultare efficace per Tizio non è detto che risulti efficace anche per Caio. Un esempio semplice e veloce è la scelta di come gestire le famose liste: c’è chi preferisce il formato elettronico (alucuni ad esempio usano gestire le liste con l’outliner sul palmare e poi sincronizzarle con il PC), mentre molti altri non rinuncerebbero mai alla carta.
Il GTD è stato pubblicato in lingua italiana dalla Sperling & Kupfer, con il titolo: Detto, fatto! L’arte dell’efficienza.
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